Cara Mengecek Akreditasi pada Sertifikat ISO
Pernah menerima sertifikat ISO dari vendor atau calon mitra, tetapi masih ragu apakah sertifikat tersebut benar-benar diterbitkan oleh lembaga yang kredibel?
Sekilas, sertifikat ISO memang terlihat meyakinkan. Ada logo ISO, nomor sertifikat, nama perusahaan, standar yang digunakan, hingga tanda tangan atau cap lembaga sertifikasi. Namun, tampilan dokumen saja belum cukup untuk memastikan status akreditasinya.
Di sinilah cara mengecek akreditasi pada sertifikat ISO menjadi penting, terutama bagi perusahaan yang menggunakan sertifikasi sebagai bagian dari tender, persyaratan vendor, kerja sama bisnis, atau bukti penerapan sistem manajemen.
Coba bayangkan tim procurement sedang mengevaluasi beberapa vendor. Dua perusahaan sama-sama memiliki sertifikat ISO 9001, tetapi diterbitkan oleh lembaga sertifikasi yang berbeda. Apakah keduanya otomatis memiliki status akreditasi yang sama?
Belum tentu.
Nah, sebelum menjadikan sertifikat tersebut sebagai dasar pengambilan keputusan, ada beberapa bagian yang perlu diperiksa.
Mengapa Akreditasi pada Sertifikat ISO Perlu Dicek?
Sertifikat ISO tidak hanya berbicara tentang standar yang diterapkan perusahaan. Ada pula aspek penting mengenai siapa yang melakukan audit dan menerbitkan sertifikat tersebut.
1. Akreditasi Menunjukkan Kompetensi Lembaga Sertifikasi
Dalam skema sertifikasi yang terakreditasi, lembaga sertifikasi dinilai oleh badan akreditasi berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku.
Artinya, akreditasi membantu memberikan keyakinan bahwa lembaga sertifikasi tersebut telah melalui proses penilaian terhadap kompetensinya dalam menjalankan kegiatan sertifikasi.
Untuk konteks Indonesia, salah satu badan akreditasi yang dikenal adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN).
Namun, perlu diperhatikan bahwa sertifikasi ISO dan akreditasi merupakan dua hal yang berbeda. ISO menerbitkan standar, sedangkan badan akreditasi menilai kompetensi lembaga yang melakukan kegiatan penilaian kesesuaian.
2. Sertifikat Terlihat Resmi Belum Tentu Terakreditasi
Ini bagian yang sering terlewat.
Sebuah sertifikat dapat mencantumkan nama standar seperti ISO 9001, ISO 14001, atau ISO 45001, tetapi hal tersebut tidak otomatis berarti sertifikasinya berada dalam lingkup akreditasi tertentu.
Karena itu, jangan berhenti pada pertanyaan, “Ada logo ISO atau tidak?”
Periksa juga nama lembaga sertifikasi, nomor sertifikat, ruang lingkup sertifikasi, dan status akreditasinya.
3. Status Akreditasi Bisa Berkaitan dengan Kebutuhan Tender
Dalam praktik bisnis, persyaratan tender atau kerja sama terkadang tidak hanya meminta perusahaan memiliki sertifikat ISO.
Dokumen pengadaan dapat menetapkan persyaratan tertentu mengenai penerbit sertifikat, termasuk status akreditasi atau pengakuan lembaga sertifikasi.
Misalnya, perusahaan konstruksi sedang mengikuti tender dan panitia meminta sertifikat ISO dari lembaga sertifikasi yang terakreditasi untuk skema tertentu. Dalam kondisi seperti ini, pengecekan status akreditasi menjadi bagian penting dari verifikasi dokumen.
Cara Mengecek Akreditasi pada Sertifikat ISO
Setelah memahami alasannya, sekarang masuk ke bagian yang paling praktis. Cara mengecek akreditasi pada sertifikat ISO sebaiknya dilakukan dengan mencocokkan beberapa informasi, bukan hanya melihat logo.
1. Identifikasi Nama Lembaga Sertifikasi
Pertama, lihat nama badan atau lembaga sertifikasi yang tercantum pada sertifikat.
Biasanya informasi tersebut berada di bagian atas atau bawah dokumen bersama logo lembaga penerbit.
Catat nama lengkapnya. Jangan hanya mengandalkan singkatan karena beberapa organisasi dapat memiliki nama yang mirip.
Setelah itu, lakukan verifikasi melalui sumber resmi badan akreditasi terkait.
2. Periksa Logo dan Nomor Akreditasi
Sertifikat yang diterbitkan dalam skema terakreditasi biasanya memiliki informasi yang berkaitan dengan status akreditasi lembaga sertifikasi.
Perhatikan logo akreditasi, nomor akreditasi, atau informasi lain yang tercantum pada dokumen.
Namun, jangan langsung menganggap keberadaan sebuah logo sebagai bukti final.
Logo dapat saja ditampilkan untuk konteks tertentu, sementara status akreditasi harus diperiksa berdasarkan lembaga, skema, dan ruang lingkup yang sesuai.
3. Cocokkan dengan Database Badan Akreditasi
Langkah berikutnya adalah melakukan pengecekan pada sumber resmi badan akreditasi.
Untuk sertifikasi yang mengklaim akreditasi KAN, misalnya, informasi lembaga sertifikasi dapat dibandingkan dengan data resmi KAN.
Yang perlu dicocokkan antara lain:
- Nama lembaga sertifikasi
- Nomor atau identitas akreditasi
- Standar yang menjadi ruang lingkup
- Status akreditasi
- Ruang lingkup sertifikasi
Jika informasi pada sertifikat berbeda dengan data resmi, jangan langsung menyimpulkan bahwa dokumen tersebut palsu. Bisa saja terdapat perbedaan penulisan, perubahan nama lembaga, atau pembaruan status yang perlu dikonfirmasi lebih lanjut.
4. Periksa Nomor Sertifikat dan Validitasnya
Nomor sertifikat merupakan salah satu informasi penting untuk ditelusuri.
Beberapa lembaga sertifikasi menyediakan sistem verifikasi sertifikat secara online. Pengguna dapat memasukkan nomor sertifikat untuk melihat data yang sesuai.
Misalnya, sebuah perusahaan menyerahkan sertifikat ISO 9001 dengan nomor tertentu. Tim procurement dapat meminta verifikasi dari lembaga sertifikasi dan memastikan bahwa nomor tersebut memang berkaitan dengan perusahaan yang tercantum dalam dokumen.
Ini seperti mengecek nomor tiket sebelum masuk ke sebuah acara. Nama dan desain tiket bisa terlihat benar, tetapi nomor dan data pada sistem penyelenggara memberikan pemeriksaan tambahan.
5. Periksa Ruang Lingkup Sertifikasi
Jangan hanya memeriksa apakah perusahaan memiliki ISO 9001 atau standar lainnya.
Lihat juga scope of certification atau ruang lingkup sertifikasinya.
Contohnya, sertifikat mencantumkan aktivitas tertentu seperti pengadaan, produksi, distribusi, atau layanan tertentu. Pastikan ruang lingkup tersebut memang sesuai dengan aktivitas perusahaan yang sedang dinilai.
Hal ini penting karena sertifikasi tidak berarti seluruh aktivitas perusahaan otomatis tercakup dalam ruang lingkup yang sama.
Hal yang Sering Salah Saat Memeriksa Sertifikat ISO
Kesalahan dalam memeriksa sertifikat biasanya bukan karena dokumennya sulit dibaca. Justru masalahnya muncul karena perusahaan hanya memeriksa satu atau dua informasi.
1. Hanya Melihat Logo ISO
Logo ISO pada dokumen bukan satu-satunya informasi yang perlu diperhatikan.
Yang lebih penting adalah memahami hubungan antara standar, lembaga sertifikasi, badan akreditasi, dan ruang lingkup sertifikasinya.
Jadi, jangan menjadikan logo sebagai satu-satunya dasar verifikasi.
2. Menganggap Semua Sertifikat ISO Sama
Dua perusahaan bisa sama-sama memiliki ISO 9001, tetapi kondisi penerbitan sertifikasinya dapat berbeda.
Perbedaannya dapat berkaitan dengan lembaga sertifikasi, status akreditasi, ruang lingkup, maupun persyaratan yang diminta oleh pihak pengguna sertifikat.
Karena itu, perusahaan sebaiknya menyesuaikan pemeriksaan dengan kebutuhan bisnisnya.
3. Tidak Memeriksa Persyaratan Pengguna Sertifikat
Ini sering terjadi ketika sertifikat digunakan untuk tender.
Perusahaan sudah memiliki sertifikat ISO, lalu menganggap dokumen tersebut otomatis memenuhi persyaratan. Padahal, dokumen tender mungkin memiliki ketentuan khusus mengenai lembaga sertifikasi atau akreditasi.
Sebelum menyerahkan dokumen, baca persyaratannya secara detail. Jika ada keraguan, lakukan konfirmasi kepada pihak penyelenggara tender atau lembaga sertifikasi.
FAQ tentang Akreditasi Sertifikat ISO
Apa yang dimaksud akreditasi pada sertifikat ISO?
Akreditasi berkaitan dengan pengakuan kompetensi lembaga penilaian kesesuaian, termasuk lembaga sertifikasi, berdasarkan persyaratan tertentu. Jadi, akreditasi berbeda dengan sertifikasi ISO yang diterima oleh perusahaan.
Apakah semua sertifikat ISO harus terakreditasi?
Tidak selalu. Kebutuhan akreditasi bergantung pada tujuan sertifikasi dan persyaratan pihak yang meminta atau menggunakan sertifikat. Untuk tender atau sektor tertentu, persyaratan akreditasi dapat menjadi bagian dari ketentuan.
Bagaimana cara mengecek akreditasi pada sertifikat ISO?
Mulai dengan memeriksa nama lembaga sertifikasi, nomor akreditasi, standar, dan ruang lingkup pada sertifikat. Kemudian cocokkan informasi tersebut dengan database atau sumber resmi badan akreditasi terkait.
Apakah sertifikat ISO tanpa logo KAN tidak berlaku?
Tidak otomatis demikian. Ketiadaan logo KAN tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa sertifikat tidak berlaku. Status akreditasi perlu diperiksa berdasarkan lembaga sertifikasi, skema, ruang lingkup, dan persyaratan yang berlaku.
Apakah nomor sertifikat ISO bisa digunakan untuk verifikasi?
Ya, jika lembaga sertifikasi menyediakan mekanisme verifikasi. Nomor sertifikat dapat digunakan untuk mencocokkan identitas perusahaan, standar, ruang lingkup, dan status sertifikasi berdasarkan data yang tersedia.
Mengapa ruang lingkup sertifikasi perlu diperiksa?
Karena sertifikasi berlaku terhadap ruang lingkup yang tercantum dalam sertifikat. Sebuah perusahaan mungkin memiliki ISO, tetapi aktivitas tertentu belum tentu termasuk dalam scope sertifikasi tersebut.
Siapa yang sebaiknya melakukan pengecekan sertifikat ISO?
Tergantung kebutuhan perusahaan. Procurement, QA/QC, HSE, compliance, atau tim tender dapat melakukan verifikasi, terutama ketika sertifikat menjadi bagian dari evaluasi vendor atau dokumen tender.
Kesimpulan
Memahami cara mengecek akreditasi pada sertifikat ISO membantu perusahaan melihat sertifikat secara lebih kritis, bukan sekadar melihat logo atau nama standar yang tercetak di dalamnya.
Mulailah dari hal sederhana: identifikasi lembaga sertifikasi, periksa informasi akreditasi, cocokkan data dengan sumber resmi, verifikasi nomor sertifikat, lalu pastikan ruang lingkupnya sesuai kebutuhan.
Pada akhirnya, sertifikat ISO bukan hanya selembar dokumen. Nilainya juga berkaitan dengan proses sertifikasi, kompetensi lembaga yang menerbitkannya, serta kesesuaian sertifikasi dengan kebutuhan perusahaan.
Ingin mengurus sertifikasi ISO resmi tanpa ribet dan penuh kepastian?
Konsultasikan kebutuhan ISO perusahaan Anda sekarang dan dapatkan pendampingan profesional hingga sertifikat resmi terbit!
—
KONSULTASIKAN KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
Website : PT Taf Multi Global
Telp kantor : +6282112139439
Google Maps : ANNEX BUILDING (Bina Sentra, MENARA BIDAKARA 2, Lantai 4) Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870
