Tugas dan Fungsi HRD dalam Penerapan Kepatuhan ISO 9001

ISO 9001 adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu.

Tujuan utama dari ISO 9001 adalah untuk memastikan bahwa organisasi mampu memenuhi kebutuhan pelanggan serta persyaratan peraturan secara konsisten.

Dalam penerapan ISO 9001, peran Human Resources Development (HRD) sangat penting karena mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sumber daya manusia yang ada di organisasi mampu mendukung dan memelihara standar yang ditetapkan.

Artikel ini akan membahas tugas dan fungsi HRD dalam penerapan kepatuhan ISO 9001.

Tugas HRD dalam Penerapan Kepatuhan ISO 9001

1. Rekrutmen dan Seleksi

HRD bertanggung jawab untuk merekrut dan menyeleksi karyawan yang memiliki kompetensi dan keterampilan yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001.

Proses ini mencakup analisis kebutuhan posisi, penulisan deskripsi pekerjaan,
hingga pelaksanaan wawancara dan penilaian kandidat.

2. Pelatihan dan Pengembangan

HRD harus memastikan bahwa semua karyawan mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk memahami dan menerapkan prosedur ISO 9001.

Ini termasuk pelatihan awal saat karyawan baru bergabung, serta pelatihan
berkelanjutan untuk karyawan yang sudah ada.

Pelatihan ini mencakup pemahaman tentang standar ISO, prosedur operasional, dan peningkatan keterampilan khusus yang relevan.

3. Evaluasi Kinerja

Untuk memastikan kepatuhan terhadap ISO 9001, HRD harus mengembangkan dan mengimplementasikan sistem evaluasi kinerja.

Evaluasi ini tidak hanya mengukur seberapa baik karyawan memenuhi tanggung jawab mereka, tetapi juga sejauh mana mereka mematuhi prosedur dan standar ISO 9001.

4. Manajemen Kompetensi

HRD harus mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk berbagai posisi dalam organisasi dan memastikan bahwa karyawan memiliki atau mengembangkan kompetensi tersebut.

Ini termasuk membuat peta kompetensi dan rencana pengembangan individu untuk setiap karyawan.

5. Komunikasi Internal

HRD harus memastikan adanya komunikasi yang efektif mengenai kebijakan, prosedur, dan perubahan yang berkaitan dengan ISO 9001.

Ini bisa dilakukan melalui berbagai saluran seperti rapat, buletin internal, atau platform komunikasi digital.

Fungsi HRD dalam Penerapan Kepatuhan ISO 9001

1. Pengembangan Kebijakan dan Prosedur

HRD berperan dalam pengembangan kebijakan dan prosedur yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001.

Ini termasuk pembuatan manual mutu, prosedur operasi standar (SOP), dan instruksi kerja yang harus diikuti oleh seluruh karyawan.

2. Monitoring dan Audit Internal

HRD berpartisipasi dalam proses monitoring dan audit internal untuk memastikan bahwa semua departemen mematuhi standar ISO 9001.

Audit internal ini membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan memastikan bahwa tindakan korektif diambil sesuai kebutuhan.

3. Manajemen Perubahan

Implementasi ISO 9001 sering kali memerlukan perubahan dalam proses dan budaya organisasi.

HRD bertanggung jawab untuk mengelola perubahan ini dengan cara yang minim mengganggu operasi dan meningkatkan adopsi oleh karyawan.

Ini mencakup manajemen resistensi, pelatihan tambahan, dan dukungan berkelanjutan.

4. Keterlibatan Karyawan

HRD harus mendorong keterlibatan dan partisipasi aktif karyawan dalam proses penerapan ISO 9001.

Keterlibatan ini penting untuk menciptakan budaya kualitas di seluruh organisasi. HRD dapat mengadakan sesi brainstorming, kelompok kerja, dan program penghargaan untuk meningkatkan motivasi karyawan.

5. Peningkatan Berkelanjutan

Salah satu prinsip utama ISO 9001 adalah peningkatan berkelanjutan.

HRD berperan dalam mengidentifikasi peluang untuk peningkatan, baik
melalui feedback karyawan, hasil audit, maupun analisis kinerja.

HRD kemudian mengembangkan dan melaksanakan program pengembangan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi operasional.

Kesimpulan

Peran HRD dalam penerapan kepatuhan ISO 9001 sangat krusial untuk memastikan bahwa organisasi dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

Dengan fokus pada rekrutmen, pelatihan, evaluasi kinerja, manajemen kompetensi, dan komunikasi internal, HRD membantu menciptakan lingkungan kerja yang mendukung kepatuhan terhadap ISO 9001.

Selain itu, fungsi HRD dalam pengembangan kebijakan, monitoring, manajemen perubahan, keterlibatan karyawan, dan peningkatan berkelanjutan memastikan bahwa sistem manajemen mutu organisasi berjalan efektif dan efisien.

Untuk mengatasi tantangan ini, KLHK perlu terus memperkuat program edukasi dan pelatihan, serta meningkatkan dukungan finansial dan teknis bagi organisasi yang membutuhkan.

Dengan demikian, HRD tidak hanya menjadi fasilitator dalam penerapan ISO 9001, tetapi juga menjadi pilar utama dalam membangun budaya kualitas yang berkelanjutan di seluruh organisasi.