Cara Mengurus Sertifikasi ISO untuk Perusahaan dari Awal sampai Terbit Sertifikat
Banyak perusahaan baru mulai mencari tahu cara mengurus sertifikasi ISO ketika ada kebutuhan tender, permintaan pelanggan, atau persyaratan dari calon mitra bisnis. Akibatnya, proses yang seharusnya bisa dipersiapkan dengan tenang justru dikejar waktu.
Padahal, mendapatkan sertifikat ISO bukan sekadar mengajukan dokumen lalu menunggu sertifikat diterbitkan. Ada sistem yang perlu dibangun, diterapkan, diperiksa, dan diperbaiki sebelum perusahaan menjalani proses audit sertifikasi.
Coba bayangkan perusahaan memiliki prosedur yang terlihat rapi di atas kertas, tetapi karyawan menjalankan pekerjaan dengan cara yang berbeda-beda. Ketika auditor datang, perbedaan antara dokumen dan praktik akan mudah terlihat.
Nah, di sinilah persiapan menjadi bagian penting. Perusahaan perlu memahami standar yang dituju, menentukan ruang lingkup, melakukan gap analysis, membangun sistem, menjalankan implementasi, melakukan audit internal, hingga memilih lembaga sertifikasi yang tepat.
Lantas, bagaimana sebenarnya alur mengurus sertifikasi ISO dari awal sampai sertifikat terbit?
Langkah Awal Mengurus Sertifikasi ISO untuk Perusahaan
Sebelum berbicara tentang audit, perusahaan perlu memastikan fondasi sistemnya sudah jelas. Tahap awal ini sering menentukan apakah proses berikutnya berjalan lancar atau justru penuh revisi.
1. Tentukan standar ISO yang sesuai
Tidak semua perusahaan membutuhkan standar ISO yang sama.
Perusahaan yang ingin memperkuat sistem manajemen mutu dapat mempertimbangkan ISO 9001. Sementara organisasi yang fokus pada lingkungan dapat menggunakan ISO 14001, dan perusahaan yang berkaitan dengan keselamatan serta kesehatan kerja dapat mempertimbangkan ISO 45001.
Ada pula standar lain seperti ISO 27001 untuk sistem manajemen keamanan informasi dan ISO 22000 untuk sistem manajemen keamanan pangan.
Jadi, jangan mulai dari pertanyaan, “ISO mana yang paling terkenal?”
Mulailah dari kebutuhan bisnis. Standar apa yang relevan dengan risiko, proses, pelanggan, industri, atau target perusahaan?
2. Tentukan ruang lingkup sertifikasi
Setelah standar ditentukan, perusahaan perlu menetapkan scope sertifikasi.
Scope menjelaskan aktivitas atau bagian organisasi yang dicakup oleh sistem manajemen. Misalnya, perusahaan manufaktur dapat memasukkan proses produksi, pengendalian mutu, penyimpanan, dan distribusi produk tertentu.
Penentuan scope penting karena auditor akan melakukan penilaian berdasarkan ruang lingkup yang telah ditetapkan.
Jika scope terlalu luas tanpa persiapan yang memadai, perusahaan bisa menghadapi sistem yang lebih kompleks dari kebutuhan sebenarnya.
3. Pahami kondisi perusahaan saat ini
Sebelum membuat banyak dokumen, lihat dulu bagaimana perusahaan bekerja sehari-hari.
Bagaimana proses pembelian dilakukan? Bagaimana keluhan pelanggan ditangani? Siapa yang bertanggung jawab terhadap pemeriksaan kualitas? Bagaimana perusahaan mengevaluasi pemasok?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu menemukan kondisi nyata organisasi.
Di sinilah gap analysis berperan. Perusahaan membandingkan kondisi yang sudah berjalan dengan persyaratan standar yang ingin diterapkan.
Membangun dan Menerapkan Sistem ISO
Setelah mengetahui gap, perusahaan mulai membangun sistem. Tahap ini bukan sekadar membuat dokumen, tetapi memastikan sistem tersebut masuk ke dalam aktivitas operasional.
1. Siapkan dokumen dan informasi terdokumentasi
Setiap standar memiliki persyaratan yang perlu dipenuhi. Perusahaan kemudian menentukan informasi terdokumentasi apa yang diperlukan untuk mendukung prosesnya.
Dokumen dapat mencakup kebijakan, sasaran, prosedur, instruksi kerja, formulir, rekaman inspeksi, bukti pelatihan, evaluasi pemasok, hingga hasil tindakan perbaikan.
Namun, jangan terjebak pada anggapan bahwa semakin banyak dokumen berarti semakin siap.
ISO 9001:2015, misalnya, memberikan fleksibilitas mengenai informasi terdokumentasi yang dibutuhkan organisasi. Dokumentasi seharusnya membantu efektivitas sistem, bukan menciptakan birokrasi yang tidak perlu.
2. Libatkan seluruh departemen
Kesalahan yang sering terjadi adalah menyerahkan seluruh urusan ISO kepada satu orang atau satu departemen.
Padahal, sistem manajemen menyentuh berbagai bagian perusahaan.
HRD dapat berperan dalam kompetensi dan pelatihan. Procurement menangani pemasok. Operasional menjalankan proses utama. QA/QC melakukan pengendalian mutu. Manajemen menentukan arah dan mengevaluasi kinerja sistem.
Kalau hanya PIC ISO yang memahami sistem, implementasi akan mudah goyah ketika orang tersebut tidak berada di tempat.
3. Jalankan sistem dalam aktivitas sehari-hari
Ini bagian yang membedakan perusahaan yang benar-benar menerapkan ISO dengan perusahaan yang hanya mengejar sertifikat.
Prosedur yang dibuat harus digunakan. Formulir harus diisi ketika memang dibutuhkan. Evaluasi harus dilakukan sesuai jadwal. Ketidaksesuaian harus ditangani dan dicatat.
Misalnya, perusahaan memiliki prosedur evaluasi pemasok. Jangan sampai dokumen menyebut evaluasi dilakukan setiap periode tertentu, tetapi tidak ada bukti bahwa evaluasi pernah dilakukan.
Auditor tidak hanya melihat apa yang tertulis. Mereka juga akan mencari bukti bahwa sistem tersebut benar-benar berjalan.
Tahap Audit sampai Sertifikat ISO Terbit
Setelah sistem diterapkan dan perusahaan merasa cukup siap, proses masuk ke tahap evaluasi. Di sinilah perusahaan mulai berhadapan dengan proses audit yang lebih formal.
1. Lakukan audit internal
Sebelum menghadapi auditor eksternal, perusahaan perlu melakukan audit internal.
Tujuannya bukan mencari kesalahan karyawan, tetapi mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang ditetapkan.
Misalnya, auditor internal menemukan bahwa beberapa rekaman pemeriksaan belum lengkap. Temuan tersebut dapat diperbaiki sebelum audit sertifikasi.
Dengan begitu, perusahaan tidak perlu menunggu auditor eksternal menemukan masalah yang sebenarnya bisa diketahui lebih awal.
2. Lakukan tinjauan manajemen dan perbaikan
Hasil audit internal perlu ditindaklanjuti.
Perusahaan harus melihat temuan yang muncul, menentukan tindakan koreksi atau perbaikan, dan memastikan masalah tidak berhenti pada penyelesaian administratif.
Manajemen juga perlu melakukan tinjauan terhadap kinerja sistem sesuai persyaratan standar yang diterapkan.
Tahap ini penting karena sertifikasi bukan proyek milik satu departemen. Pimpinan perlu menunjukkan bahwa sistem manajemen mendapatkan dukungan dan dievaluasi secara berkala.
3. Jalani audit sertifikasi
Setelah sistem dinilai siap, perusahaan dapat memilih lembaga sertifikasi untuk melakukan audit.
Perlu dibedakan antara konsultan ISO dan lembaga sertifikasi. Konsultan dapat membantu perusahaan mempersiapkan sistem, sedangkan lembaga sertifikasi melakukan penilaian kesesuaian untuk menentukan apakah persyaratan sertifikasi terpenuhi.
ISO sendiri tidak menerbitkan sertifikat ISO. Sertifikasi dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen, dan ISO menjelaskan bahwa akreditasi dapat memberikan tambahan kepercayaan terhadap kompetensi lembaga sertifikasi.
Jika hasil audit memenuhi persyaratan, proses sertifikasi dapat dilanjutkan hingga sertifikat diterbitkan sesuai mekanisme lembaga sertifikasi.
Jika terdapat ketidaksesuaian, perusahaan perlu menyelesaikannya berdasarkan hasil audit.
Berapa Lama dan Berapa Biaya Mengurus Sertifikasi ISO?
Dua pertanyaan ini hampir selalu muncul bersamaan. Sayangnya, tidak ada satu jawaban yang berlaku untuk seluruh perusahaan.
1. Lama proses tergantung kondisi perusahaan
Perusahaan yang sudah memiliki sistem kerja terdokumentasi dan rutin melakukan evaluasi biasanya memiliki titik awal yang berbeda dengan perusahaan yang belum memiliki sistem manajemen formal.
Beberapa faktor yang memengaruhi durasi antara lain:
- ukuran organisasi;
- jumlah karyawan;
- kompleksitas proses;
- jumlah lokasi;
- standar yang dipilih;
- kesiapan dokumentasi;
- hasil gap analysis;
- kecepatan implementasi dan perbaikan.
Karena itu, lebih baik membuat timeline berdasarkan kondisi aktual daripada menetapkan target secara asal.
2. Biaya tidak hanya berasal dari sertifikat
Biaya sertifikasi ISO dapat mencakup audit dari lembaga sertifikasi. Namun, perusahaan juga mungkin membutuhkan anggaran untuk konsultasi, pelatihan, pengembangan sistem, audit internal, dan perbaikan proses.
Besarnya biaya audit dapat dipengaruhi jumlah personel, kompleksitas sistem, ruang lingkup, lokasi, dan waktu audit.
Sebagai contoh, BBIA mempublikasikan tarif sertifikasi ISO 9001 berdasarkan jumlah mandays, dengan contoh tarif Rp13 juta untuk 4 mandays, Rp16 juta untuk 6 mandays, dan Rp20 juta untuk 8 mandays. Tarif tersebut merupakan contoh dari lembaga tersebut dan bukan patokan seluruh lembaga sertifikasi.
3. Jangan memilih berdasarkan harga saja
Harga memang penting dalam pengadaan jasa sertifikasi.
Namun, perusahaan perlu mempertimbangkan lebih dari sekadar nominal.
Periksa kompetensi lembaga sertifikasi, ruang lingkup akreditasi, pengalaman auditor pada sektor terkait, mekanisme audit, serta apa saja yang termasuk dalam penawaran.
Penawaran yang lebih murah belum tentu menjadi pilihan paling efisien jika ternyata tidak sesuai kebutuhan perusahaan.
FAQ Cara Mengurus Sertifikasi ISO
1. Apakah perusahaan wajib menggunakan konsultan untuk mengurus ISO?
Tidak wajib. Perusahaan dapat membangun sistem secara mandiri. Konsultan lebih berperan sebagai pendamping bagi organisasi yang membutuhkan bantuan dalam gap analysis, penyusunan sistem, implementasi, pelatihan, atau persiapan audit.
2. Berapa lama sertifikasi ISO bisa selesai?
Tidak ada durasi yang sama untuk setiap perusahaan. Lama proses dipengaruhi standar yang dipilih, ukuran organisasi, kompleksitas proses, jumlah lokasi, kesiapan sistem, serta kecepatan perusahaan menyelesaikan perbaikan.
3. Apa saja dokumen yang diperlukan untuk sertifikasi ISO?
Dokumen bergantung pada standar dan kebutuhan organisasi. Secara umum dapat mencakup kebijakan, sasaran, prosedur, instruksi kerja, formulir, rekaman, bukti kompetensi, hasil audit, serta bukti tindakan perbaikan.
4. Apakah perusahaan kecil bisa mendapatkan sertifikasi ISO?
Bisa. Banyak standar ISO dapat diterapkan pada organisasi dengan berbagai ukuran. Sistem perlu disesuaikan dengan skala, kompleksitas, risiko, dan proses perusahaan.
5. Apakah ISO bisa didapat tanpa audit?
Tidak jika yang dimaksud adalah sertifikasi formal. Perusahaan perlu menjalani proses penilaian oleh lembaga sertifikasi independen sesuai standar dan skema sertifikasi yang berlaku.
6. Apa perbedaan konsultan ISO dengan lembaga sertifikasi?
Konsultan membantu perusahaan mempersiapkan dan mengembangkan sistem manajemen. Lembaga sertifikasi melakukan audit independen untuk menilai kesesuaian sistem terhadap standar yang menjadi dasar sertifikasi.
7. Apakah sertifikat ISO berlaku selamanya?
Tidak. Sertifikasi memiliki siklus pengawasan dan evaluasi. Perusahaan perlu mempertahankan serta terus menerapkan sistem agar sertifikasinya tetap dapat dipertahankan sesuai ketentuan lembaga sertifikasi.
Kesimpulan
Memahami cara mengurus sertifikasi ISO sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan jika prosesnya dilakukan secara bertahap.
Mulai dari memilih standar yang sesuai, menentukan scope, melakukan gap analysis, membangun sistem, menjalankan implementasi, melakukan audit internal, memperbaiki temuan, lalu mengikuti audit sertifikasi.
Yang paling penting, jangan menjadikan sertifikat sebagai satu-satunya tujuan.
ISO akan jauh lebih bernilai ketika sistem yang dibangun benar-benar membantu perusahaan bekerja lebih konsisten, mengendalikan risiko, memahami kebutuhan pelanggan, dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan.
Dengan cara pandang tersebut, proses sertifikasi bukan sekadar perjalanan menuju selembar sertifikat. Ini adalah kesempatan untuk melihat kembali apakah cara perusahaan bekerja hari ini sudah cukup kuat untuk mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.
Ingin mengurus sertifikasi ISO resmi tanpa ribet dan penuh kepastian?
Konsultasikan kebutuhan ISO perusahaan Anda sekarang dan dapatkan pendampingan profesional hingga sertifikat resmi terbit!
—
KONSULTASIKAN KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
Website : PT Taf Multi Global
Telp kantor : +6282112139439
Google Maps : ANNEX BUILDING (Bina Sentra, MENARA BIDAKARA 2, Lantai 4) Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870
